La Qualité s'invite dans le Réseau Social d'Entreprise

Dans ce blog principalement dédié au Réseau Social d'Entreprise, je vais prendre l'exemple de l'intégration de la politique Qualité au sein du Réseau Social d'Entreprise.


J'ai eu l'occasion dans des billets précédents d'argumenter sur le fait qu'un Réseau Social d'Entreprise pouvait être bien plus qu'un outil de conversation et je vais tenter de le démontrer dans ce billet.
En vocabulaire de technologies de l'information, on dira que lorsque le RSE est full web et en mode SaaS, il peut devenir l'interface conviviale pour accéder à divers composants du Système d'Information !
Mais, en langage plus courant, intéressons nous à la petite histoire des fiches de non conformité du SMQ (Système de Management de la Qualité). 


Certifié ISO 9000 depuis plusieurs années, SDE Consulting a comme beaucoup d'autres sociétés géré au départ  les fiches de non conformité avec des formulaires papier et des classeurs.


La généralisation du PC et de la bureautique y compris auprès des cadres a permis de dématérialiser ces fiches qui selon les préférences des uns et des autres sont devenues des fichiers doc, ppt ou xls. Nous avons donc dû inventer des règles de gestion de version, de rangement dans des répertoires de serveur, d'approbation ...


L'apparition de la messagerie via Internet puis son usage en interne a permis d'enrichir le processus car les fiches pouvaient circuler par e-mail (et chic ! on pouvait mettre tout le monde en copie) . La messagerie électronique dans l'entreprise : une application considérée comme naturelle mais laissant à chacun le soin d'inventer ses modes de classement et d'archivage, ses règles de diffusion  ainsi que les liens avec le stockage de données sur d'autres environnements comme le PC, les serveurs bureautiques ou l'intranet.


L'avènement des portails et des outils de gestion documentaire a ouvert la possibilité de mieux gérer le rangement, le versioning (pas souvent utilisé) ainsi que les alertes aux principaux intéressés. Cependant différents facteurs (intégration insuffisante entre les différents logiciels, interface et règles d'usage différentes...) n'ont pas toujours facilité le quotidien des utilisateurs les moins technophiles.


Nous entrons désormais dans l'ère du Réseau Social d'Entreprise, de l'usage généralisé du navigateur internet (full web) et du cloud computing.


Le Réseau Social d'Entreprise par son interface conviviale, humaine (car centrée sur les personnes) à la quelle nous  nous sommes habitués grâce à Facebook, Viadéo ou LinkedIn nous  permet d'accéder à la communauté "Gérer la Qualité de SDE Consulting" et d'être en contact avec le Responsable du Système Qualité (voir sa photo, ses récentes publications sur le fil d'activité de cet espace etc...).

Cette approche est plus sympathique que de naviguer dans le enième sous-répertoire d'un serveur à la recherche de la bonne version du formulaire.
Le lien "Poster une nouvelle Non Conformité" qui a été mis à notre disposition dans cet espace ouvre un formulaire dans un autre onglet du navigateur. Ce formulaire géré par Google apps une fois validé, ira rejoindre automatiquement un tableau centralisateur.


Ces documents sont sécurisés et sauvegardés dans un compte privé associé au domaine de l'entreprise.
L'investissement en paramétrage est de l'ordre de 30 minutes tout compris : créer la communauté dans le RSE et le formulaire dans Google doc.


Quelques  bénéfices de cette intégration :

• Les deux applications partagent la même authentification, il n'est donc pas nécessaire de saisir plusieurs fois son identifiant et son mot de passe.
• L'ensemble du processus s'est déroulé à l'intérieur du navigateur sur 2 onglets réduisant le nombre de clics et le temps de saisie au minimum.
• Le risque d'erreur de document ou de version est nul.
• Les nouvelles versions n'ont pas à être publiées, ni même le lien n'a besoin d'être modifié lorsque le formulaire évolue. 
• Les accès depuis un smartphone ou depuis un autre poste de travail sont possibles (selon la politique de sécurité retenue) permettant la connexion depuis le domicile, un client etc...
• La gestion des droits est effectuée directement dans le document (formulaire et tableau centralisateur) sans besoin de gérer des paramètres lié au profil de l'utilisateur, les accès aux serveurs, répertoires etc...La propriété du document peut être transférée (changement de RSQ par exemple).
• Les membres d'un groupe de travail qui contribueraient, par exemple, à la formalisation d'un mode opératoire peuvent (selon leurs droits) travailler simultanément sur le même document et visualiser les suggestions de chacun des autres. 

Cet exemple illustre le bénéfice de l'intégration de deux applications en mode SaaS.
Vous pouvez le pratiquer dans l'espace de démonstration de Réseau Social d'Entreprise de SDE Consulting qui s'appuie sur la solution Clearvale de Broadvision.