Comment choisir une solution de RSE ?

Comment choisir une solution de RSE parmi une offre qui répertorie environ 90 produits (plus de 50 solutions propriétaires et près de 40 en Open Source) ? 


Ce sujet a été débattu lors  d'une table ronde au salon Intranet 2.0 et RSE de la Porte de Versailles le 13 mars 2012 animée par Yves Grandmontagne (Journaliste indépendant) avec les intervenants suivants :

• Arnaud RAYROLE , Directeur général, LECKO
• Maxime VIGNON, Associé fondateur, NEXENTURE / MY LIVE COMPANY
• Alexandre MERMOD, CEO, CALINDA SOFTWARE
• Pauline JOSNIN, Chargée de Marketing et Communication, CNEH
• Hervé BEBIN, Directeur Associé, SDE CONSULTING

Ma recommandation méthodologique est de procéder en 3 étapes :

1. Déterminer les contraintes du projet 
2. Identifier les majeures fonctionnelles
3. Construire sa grille de décision

1- Déterminer les contraintes du projet  


Il est possible que votre projet soit soumis à des contraintes particulières et dans ce cas, votre champ d'analyse pourra être réduit aux solutions satisfaisant ces contraintes. La politique informatique de l'entreprise peut en effet imposer par exemple :

• Un hébergement interne ou en cloud privé
• Une solution Open Source 
• Une compatibilité avec d'autres environnements informatiques 
• etc...

Cette première étape identifie les solutions compatibles. Même s'il est bien rare de ne disposer d'aucune contrainte dans un projet, il est possible de faire le raisonnement global une première fois sans contrainte puis de ré-injecter les contraintes dans un deuxième temps. L'avantage est dans ce cas ne pas trop fermer le champ dans l'hypothèse où certaines contraintes seraient "négociables".


A l'issue de cette étape, on pourra , par exemple, décider de travailler exclusivement sur des solutions en mode SaaS hébergées en clould public. Ce choix peut convenir à une entreprise ne souhaitant gérer aucun environnement technique et mettre en oeuvre le projet dans un délai très court.


2- Identifier les majeures fonctionnelles


Même pour les "pure players", les produits de RSE ont souvent une dominante fonctionnelle (conversationnelle, documentaire...). Dans sa dernière étude sur le marché des RSE, Lecko  propose une approche dite "de mise en scène en briques fonctionnelles" ou "de mise en scène conversationnelle". Chacune de ces 2 approches sélectionne un ensemble de produits. 
Dans un billet précédent de ce blog, j'avais proposé de situer le projet sur les dominantes fonctionnelles suivantes :

• Collaboration sociale (profil, mur, tableau de bord, contacts sociaux...)
• Echanges distants synchrones (messagerie instantanée, vidéoconférence...)
• Edition et publication de contenu (portail, blog, wiki, forum, flux...)
• Partage documentaire (fichiers et documents, recherche, versioning ....)
• Gestion de projets (ressources, planning, workflow, risques...)
• Organisation et bureautique (messagerie, contacts, agenda, tâches, édition de documents)

La réalisation de cette deuxième étape, si elle associée à une intégration de contraintes doit permettre de restreindre l'analyse à une douzaine de produits voire moins si les contraintes initiales sont fortes. 


3- Construire sa grille de décision 


Je recommande de penser "Projet" dans son ensemble plutôt que "Cahier des charges fonctionnel détaillé" et de réfléchir davantage en "Usages" qu'en "Fonctions". Si l'approche "user-centrique" des RSE et les fonctionnalités  de type conversationnel ont ouvert la voie à de nouveaux usages, il n'en demeure pas moins qu'un usage cible trouvera parfois plusieurs réponses fonctionnelles possibles. 
Par exemple, la conversation entre membres d'un réseau peut s'appuyer sur le fil d'activités, sur des messages internes au RSE (instantanés ou non), sur des commentaires associés à d'autres éléments (billets de blog, fichiers, tâches...). 
Autre exemple : la mise à disposition de documents peut trouver sa réponse dans la publication de fichiers (édités par une autre source puis chargés dans le RSE) mais également dans l'intégration d'un lien vers un système d'édition en ligne tel que Google docs ou encore un lien vers un répertoire hébergé  tel que Dropbox.


La grille de décision pourra être construite comme une série de critères notés et pondérés. On regroupera ces critères dans les familles suivantes :

• La réponse aux enjeux majeurs du projet (eux même identifiés dans une phase de cadrage initial) pour 20 à 30%  de la note globale.
• La réponse aux usages identifiés dans l'expression des besoins  pour 30 à 40% de la note globale (1 critère par usage majeur).
• Le fournisseur, son offre d'accompagnement, sa pérennité, sa stratégie d'évolution pour 20 à 30 % de la note globale.
• Le budget (logiciel, hébergement, intégration...) pour 20 à 30 % de la note globale.

 Certains paramètres tels que le potentiel d'intégration , l'ergonomie ou les performances trouveront leur place soit dans la réponse aux usages soit dans les contraintes initiales et dans certains cas dans les deux.