Cette question fait débat depuis quelques temps auprès des spécialistes et utilisateurs avancés des technologies de l'information. Au delà d'une tentation d'effet de mode ou de chercher à prendre le contre-pied d'un fait apparemment acquis, je suggère de poursuivre la réflexion.
Les critiques sur l'utilisation abusive de l'email sont liées à son succès.
Effectivement, l'email est victime de son succès, car après un début tâtonnant et strident (le son des modems !) au milieu des années 90, nous sommes arrivés à une utilisation totalement désinhibée (envoyer un fichier à son voisin de bureau, s'écrire à soi même pour ne pas oublier ...). Le logiciel de gestion des emails est devenu pour beaucoup le système d'information personnel c'est à dire le réceptacle de toutes les entrées, l'historique de ses propres réponses , le stockage des fichiers reçus en pièces jointes, les mots de passe des différents sites dont on est membre...La concentration d'information est renforcée avec la gestion des contacts, des tâches et du calendrier.
Inévitablement, certaines dérives sont apparues : le "répondre à tous" systématique qui va multiplier le même fichier dans N boites aux lettres, l'abonnement à des newsletters que nous ne liront jamais mais que nous n'oserons pas supprimer de suite, les sollicitations pour lesquelles nous ne sommes pas compétents mais qui nécessiteraient de prendre du temps pour les comprendre puis les transférer ...
Ces dérives ont conduit une explosion du nombre d'emails telle que le groupe ATOS, par la voix de son PDG Thierry BRETON, annonce s'engager dans une suppression des emails internes à 3 ans. Le groupe estime en effet que ses 74000 collaborateurs répartis sur 40 pays traitent environ 1 milliard d'emails et que les cadres consomment 5 à 20 heures par semaine pour gérer leur messagerie.
Bien au delà de la suppression de l'email, le débat porte sur une philosophie de la collaboration dans l'entreprise et une organisation du travail différentes.
Paradoxalement,l'email est un outil mis à disposition par l'entreprise, mais celle ci laisse très souvent à chacun le soin de s'organiser et de déterminer lui même "les bonnes pratiques". Par contre, l'organisation de la collaboration par des outils de type RSE nécessite un engagement managérial plus fort pour développer la transparence, la transversalité, le partage de pratiques...
Tout outil concurrent de l'email devra avoir les mêmes caractéristiques gagnantes : simplicité, universalité, standardisation des fonctionnalités. Si dans une entreprise donnée, il sera assez facile de réunir ces conditions en sélectionnant les outils appropriés, il en va différemment des échanges inter entreprises.
Il est en effet, difficilement concevable d'utiliser autant d'outils que nous avons de partenaires alors que l'email nous a habitué à ce confort où à partir d'un simple adresse, nous sommes certains de pourvoir échanger avec un interlocuteur, inconnu quelques instants auparavant,et ceci indépendamment des solutions techniques retenues par chacun (système d'exploitation et système de messagerie).
La complémentarité entre d'un côté les emails et de l'autre les réseaux sociaux et les logiciels de collaboration va s'organiser progressivement au fil des années qui viennent mais le rythme de transfert dépendra dans chaque entreprise :
- de la volonté de collaboration animée par la Direction
- de la richesses fonctionnelle des outils de collaboration retenus
- du caractère standard de ces outils afin de faciliter les échanges entre partenaires
Le développement des Réseaux Sociaux d'Entreprise est résolument engagé et porte de formidables enjeux mais l'email restera un outil majeur pour beaucoup d'entreprises pendant plusieurs années.
A toute entreprise qui souhaite s'engager dans un projet de Réseau Social d'Entreprise, je recommande de :
- Relire ses enjeux et ses objectifs stratégiques
- Identifier ceux qui pourraient être boostés par une meilleure collaboration
- Réaliser des expérimentations assortis de bilans formels
- Déployer en priorité lorsque les gains sont évidents
- Soutenir l'effort de collaboration notamment par une diffusion des bonnes pratiques (quel outil pour quel usage)
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