Hier j'avais trop d'e-mails, aujourd'hui j'ai trop de réseaux, demain je serai efficace !

Trop de réseaux !

Recevoir trop d'e-mails n'est pas forcément un problème fondamental. La vraie question est le temps consacré à les gérer, les stocker, les transférer et en final construire un système d'information personnel et paralèlle d'où l'attrait des Réseaux Sociaux.

Cette "herbe plus verte" a souvent pris le nom de Réseau Social qu'il soit public ou d'entreprise. Mais ce nouvel environnement magique a commencé par créer ... de nouveaux e-mails par le biais des notifications. 

Un équilibre commence à percer : les utilisateurs gèrent plus finement leurs paramètres de notification et, sur les réseaux majeurs qu'ils utilisent, choisissent d'autres moyens d'alertes tels que les pastilles sur les mobiles. 

Les solutions évoluent : la nouvelle interface de Gmail par exemple affecte les e-mails reçus vers 5 onglets :

Le filtrage proposé par défaut est  bon, il s'adapte au fur et à mesure que vous le corrigez. Très vite, vous comprenez qu'en lisant l'onglet principal (Primary) vous ne perdez rien de fondamental et réduisez votre volume d'emails à lire de plus de la moitié. 

Dans Outlook, une organisation en dossier / sous dossiers et règles automatiques d'affectation permet un résultat similaire à condition de créer les règles et de ne pas les multiplier.

Mais, au moment les usages paraissent s'équilibrer côté e-mails, on s'aperçoit aussi que les réseaux et les outils collaboratifs que l'on utilise se multiplient. 

Pour illustrer cette situation en termes concrets je vais dévoiler une partie de mon dispositif et m'appuyer sur cet inventaire pour dégager quelques points clés d'amélioration de sa productivité personnelle et par ricochet collective.

Les principaux réseaux sociaux que j'utilise 

Linkedin : ce réseau (créé par un ancien de Facebook) a pris sa place dans notre environnement. Il est utile pour gérer un carnet d'adresses professionnelles étendu : conserver le contact après une rencontre sur un salon, collaborer dans un groupe thématique, diffuser quelques informations dans un style non intrusif ; utile également pour le recrutement. Pas de doute, je conserve ce réseau et je l'entretien : mise a jour du profil, mise à jour de la page entreprise, publication de news.

Viadéo : un des premiers réseaux francophones sur le même positionnement que Linkedin : pertinent de conserver les 2 ? pas sûr, tout dépend du profil de vos clients et partenaires, qui parfois, sont présents sur les 2. La question est ouverte : j'ai arrêté l'abonnement payant, je désigne un collaborateur pour observer ce réseau mais je n'y passe plus de temps. 

Google + : présent mais pas convaincu, "obligatoire" en tant qu'utilisateur de Gmail, séparation des contenus privés et publics pas assez nette à mon goût. Je lui accorde une attention faible...

Twitter : usage modéré, exclusivement professionnel et très ciblé (peu d'abonnements et peu d'abonnés) mais génère néanmoins quelques notifications par e-mail.
Facebook : un usage exclusivement privé (famille, amis, vie associative) et volontairement déconnecté des autres réseaux.
Quelques réseaux sociaux spécialisés notamment pour des échanges linguistiques ou artistiques à titre privé (musique, cinéma, musées...).

Les réseaux sociaux d'entreprise (RSE) et solutions collaboratives
Un RSE corporate décliné en plusieurs instances (usage interne, collaboration clients et partenaires)
Plusieurs RSE dédiés à des partenariats spécifiques (le choix de la plateforme ayant été réalisé par consensus avec les partenaires) 
Des solutions collaboratives ou de partage de documents (SharePoint, Dropbox, Google docs, smartsheet ...).

Des applications de productivité 
L'incontournable Evernote  pour conserver une page web, prendre des notes (texte, image, son) lors d'un séminaire ou dans les transports mais qui autorise aussi le partage et la collaboration. 
Feedly, un lecteur de flux RSS pour une veille technico-économique ciblée mais qui n'a de sens qu'interconnecté avec les autres applications : Evernote, RSE, Réseaux Sociaux...

Des abonnements divers 
Dans un tel dispositif, on ne voit pas bien la place des abonnements par e-mail à des newsletter, MAIS un peu de nostalgie, un peu de flegme pour se désinscrire, un manque de temps et il en reste encore une bonne vingtaine d'abonnements qui alimentent ma boite de réception email. 

Comment être plus efficace ?

Une partie de la réponse peut se situer dans le choix des outils : prendre les meilleurs, éviter les doublons, préfrérer les outils d'agrégation (Hootsuite par exemple), mais c'est surtout en formalisant les usages (ou les processus) que le bénéfice sera optimal. 
Prenons 2 exemples : la gestion des contacts et la veille. 

La gestion des contacts : à l'issue d'une réunion professionnelle, je collecte des cartes de visites et je m'interroge sur leur destination : conserver la carte dans un tiroir, la saisir ou la scanner dans mes contacts, la saisir dans le CRM ou bien solliciter un contact LinkedIn ? Si je n'ai pas réfléchi et formalisé mon usage, je ferai parfois l'un, parfois l'autre. Je peux aussi prendre les décisions suivantes :

• carte acceptée par politesse et contact sans intérêt: poubelle 
• intérêt lointain (partenariat, fournisseur potentiel) : LinkedIn 
• intérêt certain : saisie ou vérification de présence dans le CRM 
• intéret immédiat : CRM + synchronisation avec mes contacts 

Si mes outils sont bien choisis, mon CRM se synchronisera avec la gestion "individuelle" des contacts et l'appartenance à LinkedIn sera visible dans les 2.

La veille : je retiendrai 3 sources possibles pour cet exemple : une information reçue par email, une page web sur internet, un article papier. 

Il est possible de faire une copie de l'article, une impression papier ou pdf de la page web, de transférer le mail par la même voie selon l'inspiration du moment. 

Il est préférable de réfléchir aux thématiques à suivre et aux destinataires du partage. Je peux décider que ma veille ira dans un Réseau Social d'Entreprise avec des tags adaptés aux thématiques suivies. Dans ce cas je privigilerai un RSE qui me permet de capter une page web lors de la navigation sur internet et de lui affecter une destination précise (communauté de veille par exemple). Pour les informations entrant par email, mon RSE me permettra également de transférer un email vers la communauté de veille (en utilisant une adresse spécifique). Les documents scannés peuvent également être transférés depuis le scanner vers la communauté de veille si l'adresse email de cette dernière est enregsitrée dans le répertoire du scanner. 

Ce sont là deux exemples simples qui illustrent que sans formalisation prélable de l'usage, il est fréquent de trouver des outils trop nombreux et peu adaptés mais parfois impossible à supprimer. En effet, si chacun a inventé son usage, chaque outil risque d'avoir ses partisans. 

L'approche par les usages ne doit pas bloquer l'innovation et il faut savoir expérimenter pour rationaliser ensuite. 

A ce jour, les solutions collaboratives et les Réseaux Sociaux d'Entreprise n'offrent pas tous la possbilité d'un usage continu et "sans couture"  et il faudra parfois  combiner plusieurs outils pour satisfaire un besoin. 

Cependant certains éditeurs ont compris cette nécessité et leurs offres évoluent vers des solutions intégrant : messagerie, bureautique, CRM, réseaux social interne, réseau social public. 

Alors oui,  demain sera meilleur ... si on sait ce que l'on veut !